فن بیان در جلسات اداری
جلسات اداری میتوانند نقش مهمی در آینده یک اداره داشته باشند.اغلب مواقع مهم ترین تصمیمات در همین جلسات صورت میگیرید بنابراین بسیار مهم است که در جلسات چه میگویید و چگونه صحبت میکنید.شما میتوانید در جلسات اداری طوری رفتار و سخن بگویید که قادر باشید به کلیه همکاران خود انگیزه بدهید و برنامه و تصمیمات جدید را به بهترین نحو به بیان نمایید ولی این موضوع نیاز دارد که شما مهارت های فن بیان در جلسات اداری را بدانید.جلسات اداری هم میتوانند نوعی سخنرانی باشند که نقش فن بیان و مهارت های آن در این گونه جلسات کاملا مشهود است.ما در این مقاله سعی کرده ایم مهم ترین نکاتی که میتواند به شما کمک کنید که یک جلسه اداری قوی و منسجم را داشته باشید را برای شما مطرح نماییم.
اگر وقت ندارید،میتوانید این مقاله را به صورت خلاصه در ویدئو زیر مشاهده نمایید
اهمیت فن بیان در جلسات اداری
فرقی نمیکند شما کارمند یا مدیر یک اداره و مجموعه باشید.شما باید بتوانید در جلسات اداری خوب ظاهر شوید تا بتوانید از فرصت ها به خوبی استفاده کنید و جایگاه خود را بهبود ببخشید.اگر در جلسات خوب ظاهر نشوید ممکن است بسیاری از مزایا را از دست بدهید و اگر نتوانید نظرات خود را به خوبی بیان کنید،شاید تصمیماتی که به ضرر شما باشد تصویب شوند و شما به دلیل نداشتن فن بیان خوب نتوانستید از خودتان دفاع کنید و این باعث ضرر دیدن شما بشود.پس خیلی مهم است که شما در جلسات اداری چگونه عمل میکنید و یا چگونه صحبت میکنید، چرا که آینده شغلی شما وابسته به این موضوع میباشد.اگر شما یک مدیر هستید،دانستن اصول فن بیان برای شما کاملا ضروری است،برای اینکه با اصول فن بیان ویژه مدیران آشنا بشوید پیشنهاد میکنیم که مقاله فن بیان مدیران را مطالعه نمایید.
اگه میخوای از اهمیت فن بیان در جلسات اداری بیشتر بدونی،فایل صوتی پایین رو از روح الله محیاپور گوش بده
نکات مهم فن بیان در جلسات اداری
برای اینکه بتوانید در جلسات خوب ظاهر بشوید و صحبت خوبی ارائه دهید،نکات مهمی را باید رعایت بکنید که ما در ادامه به ذکر آنها میپردازیم:
خود را آماده کنید
قبل از هر چیز باید قبل از برگذاری جلسه خودتان را برای آن آماده نمایید.شما باید بدانید که قرار است چه بگویید و اگر متنی برای صحبت خود نوشتید،حتما آن را چند بار مرور کنید.خودتان را برای جواب به پرسش های احتمالی آماده کنید و جواب های آن را برای خودتان یادداشت نمایید.البته گاهی پیش میاید که سوالاتی از شما پرسیده میشود که هیچ وقت احتمالش را نمیدادید،در این مواقع اگر بدهه گویی خوبی داشته باشید و از قبل تمرین داشته باشید،میتوانید به خوبی از پس سوالات بر بیایید.بهتر است یک شاکله از شروع صحبت،صحبت میانی و صحبت پایانی برای شیوه بیانتان در جلسه طراحی کنید و آن را یادداشت نمایید.
به زبان بدنتان توجه نمایید
اگر در حین صحبت کردن بتوانید از زبان بدن به خوبی استفاده نماییید و ارتباط چشمی مناسبی با مخاطبانتان برقرار کنید،تاثیر گذاری کلام شما چندین برابر خواهد شد و همچنین باعث جذاب شدن صحبت شما نیز خواهد شد.اگر شما بخواهید صحبت خود را متکی بر متنی بکنید که قبلا نوشته اید و فقط به آن نگاه کنید،از این فرصت محروم خواهید شد و نمیتوانید از زبان بدن و ارتباطات چشمی به خوبی استفاده نمایید.سعی کنید لبخند به لب داشته باشید و به ایستادن،حرکات دست و نگاه های خود توجه داشته باشید تا تاثیر گذاری و جذابیت بیشتری در کلامتان دیده شود.
سوال پرسیدن را فراموش نکنید
یکی از تکنیک هایی که باعث میشود مخاطبان شما با صحبت های شما درگیر شوند،سوال پرسیدن است،سعی کنید در بین صحبت هایتان گاهی سوال نیز بپرسید.مثلا میتوانید نظرشان را درباره موضوعی بخواهید و یا در مورد موضوعی که شما میخواهید مطرح کنید،شروع به حدس زدن کنند.سوال پرسیدن علاوه بر درگیر کردن مخاطب با کلام شما،باعث افزایش توجه و در نتیجه،یادگیری و به ذهن سپاری بیشتر صحبت های شما در ذهن مخاطبان میشود.پس سعی کنید از تکنیک سوال پرسیدن حتما استفاده نمایید.
طولانی صحبت نکنید
یکی از معضلاتی که در خیلی از جلسات اداری دیده میشود این است که مدیر جلسه یا یکی از کارکنان طولانی و طویل صحبت میکند.این موضوع نه تنها باعث خستگی مخاطب شما میشود بلکه ارزش صحبت های شما را نیز کم میکند.سعی کنید برای صحبت های خود زمان را در نظر داشته باشید.البته این موضوع نسبی است یعنی بستگی به نوع و شرایط جلسه دارد.مثلا ممکن است در یک جلسه به دلیل تعداد زیاد شرکت کنندگان جلسه نباید بیش از یک دقیقه صحبت کرد تا نوبت به بقیه نیز برسد و یا در جای دیگر جلسه به شما واگذار شده و زمانش دست شما است.در هر صورت سعی کنید شرایط جلسه را درک کنید و بیش از حد طولانی و خسته کننده صحبت نکنید.اگر شما کارمند هستید و میخواهید با مدیر خودتان نیز صحبت کنید باید توجه داشته باشید که مدیران اغلب وقت ندارند و نمیتوانند مدت زیادی پای صحبت شما بنشینند.اگر میخواهید به عنوان کارمند با مدیر خود حرفه ای سخن بگویید توصیه میکنیم مقاله نحوه صحبت با مدیر را مطالعه نمایید.
جر و بحث و جدال نکنید
جلسات اداری هیچ جایی برای بحث و جدال ندارد.اگر شما با یکی از مخاطبانتان شروع به جدال و جر و بحث کنید نه تنها به جایگاه و شخصیت خودتان ضربه میزنید بلکه باعث تعدی به زمان دیگر شرکت کنندگان جلسه خواهید شد.اگر کسی در جلسه سوالی از شما پرسید که میدانید جواب دادن به آن باعث ایجاد جدال میشد،میتوانید با یک لبخند یا شوخی آن را رفع کنید و به ادامه صحبت خود بپردازید.برای این که جلوی مجادله و جر و بحث را بگیرید لازم است که بر اعصاب خود مسلط باشید و آرامش خودتان را حفظ کنید.
لحن متناسب داشته باشید
داشتن لحن و آهنگ مناسب در کلام شما،میتواند حس و جذابیت را در کلام شما به وجود بیاورد و آن حسی که در ذهن شماست را به مخاطبان انتقال دهید.اگر یکنواخت و بی روح صحبت کنید،در همان چند دقیقه اول مخاطبان از صحبت شما خسته و کلافه میشوند و فقط خواهان تمام شدن کلام شما هستند.همیشه این نکته را در نظر داشته باشید که مخاطبان بیشتر از اینکه به کلماتی که میگویید دقت کنند،به لحن شما توجه دارند.اگر در کلامتان لحن درست را رعایت نکنید ممکن است که مخاطبان شما از صحبت های شما دچار سوء برداشت شوند و این موضوع میتواند ضربه جبران ناپذیری به سازمان شما وارد بکند.برای این که با اصول وتکنیک های تقویت لحن بیان آشنا بشوید میتوانید مقاله لحن در فن بیان را مطالعه نمایید.
از شوخی و طنز استفاده نمایید
تجربه و همچنین تحقیقات علمی ثابت کرده اند که وقتی انسان میخندد،بهتر میتواند توجه و تمرکز کند و تاثیر گذاری کلام نیز بالاتر میرود.اگر شما هم میخواهید سخنانتان بیشتر اثر بگذارد و مخاطبان از صحبت های شما خسته نشوند از تکنیک طنز و شوخی استفاده نمایید.شما میتوانید هر چند دقیقه یک بار از طنز استفاده کنید تا مخاطبان خود را سر حال و سرزنده نگه دارید.البته باید توجه داشته باشید که شوخی های شما باید با شرایط و محیط سازمان همخوانی داشته باشد و باعث از بین رفتن عزت و احترام شما نشود.
از تکنولوژی و امکانات استفاده نمایید
یکی از بهترین ابزار های برای برگذاری یک جلسه جذاب اداری استفاده از تکنولوژی و امکاناتی مثل نشان دادن اسلاید روی مانیتور یا پرده است.ابزارهای دیگری نیز مثل نمایش ویدئو میتواند در جذاب شدن کلام شما و واضح تر شدن صحبت های شما موثر باشد.استفاده از این قبیل امکانات باعث میشود که مطالب شما قابل فهم تر و خلاقانه تر به نظر برسد.همچنین اگر جلسات را از راه دور و به صورت غیر حضوری برگذار میکنید،میتوانید از یک صفحه نمایش تعاملی برای نشان دادن برنامه ها و اسلاید های خودتان بهره بگیرید.
عوامل حواس پرتی را دور کنید
باید این نکته را بدانید که تمرکز در جلسات اداری یکی از مهم ترین مسائلی است که باید به آن توجه نمایید.سعی کنید هرگونه وسیله ای که باعث حواس پرتی شما و اعضای شرکت کننده در جلسه میشود را از خود دور کنید. به طور مؤدبانه میتوانید از اعضای جلسه خواهش کنید که گوشی های موبایل خود را از خود دور کنند و به حالت بی صدا دربیاورند.اگر در جلسه به لبتاپ نیازی نیست،حتما آن را از روی میز جلسه بردارید.نکته مهم دیگر در رابطه با عوامل حواس پرتی،عایق بودن صوتی مکان جلسه است.سعی کنید جلسات خود را در جایی برگذار کنید که صدایی از بیرون به داخل جلسه وارد نشود و برای حفظ تمرکز آرام ترین جایی که ممکن است جلسه را برگذار نمایید.
نحوه شروع سخنرانی در جلسات اداری
شروع یک سخنرانی در جلسات اداری میتواند مهم ترین بخش فن بیان در جلسات اداری شما باشد.چرا که اغلب افراد در همان چند ثانیه اول فرد مقابلشان را قضاوت میکنند.پس خیلی مهم است که کلام و سخنرانی خودتان را چگونه آغاز میکند. ما در ادامه به مهم ترین نکاتی که در اول سخنرانی خود باید به آنها توجه کنید را ذکر مینماییم:
ابتدا حسن جویی کنید
سعی کنید به محض شروع کردن کلام ،از افراد داخل جلسه حسن جویی و تشکر نمایید.این عمل باعث میشود که در همان ابتدای کار،حس خوبی را به مخاطبان القا کنید و این موضوع سبب میشود که شما در نظر مخاطبان جذاب دیده شوید و در نتیجه کلام شما تاثیرگذاری بشتری در پی خواهد داشت.سعی کنید از حسن جویی های تکراری و کلیشه ای دوری کنید و حسن جویی را انجام دهید که خاص باشد و به افراد آن جلسه ربط مستقیم داشته باشد.مثلا در یک جلسه اداری که همگی مدیر هستند میتوانید این گونه مطرح کنید:
“خیلی خوشحالم و تشکر میکنم از شمایی که با داشتن مشغله های زیاد و مسئولیت های بسیار،وقت با ارزششون رو در اختیار من و این جلسه گذاشتند”
بهتر است برای این که بتوانید از عبارات و کلمات مناسب استفاده کنید،از قبل نوع حسن جویی و تشکر خودتان را طراحی کنید.
عمیق ترین اصل در نهاد بشر،عطش برای تحسین و تایید شدن است
ویلیبم جیمز
مرحله دوم: یخ شکنی
اگر بتوانید در ابتدای سخنرانی خودتان کاری کنید که یخ مخاطب بشکند و با شما احساس راحتی بکند،خیلی بیشتر و بهتر میتوانید تاثیر بگذارید و مخاطبان به حرف های شما خیلی بیشتر توجه میکنند.برای یخ شکنی باید بتوانید فضای خشک و بی روح جلسه را از بین ببرید.برای این مسئله میتوانید از شوخی کردن با خود یا بیان یک خاطره شیرین و کوتاه اسفاده نمایید.
در آخر جمع بندی کنید
جمع بندی و مطرح کردن خلاصه صحبت در آخر کلام تاثیر خوبی روی به خاطر سپاری کلام شما در ذهن مخاطبان میگذارد.سعی کنید سر فصل ها و یا نتیجه گیری کلام خود را در آخر صحبتهایتان بیاورید و تصمیمی که قرار است گرفته بشود را یک بار دیگر در پایان سخنرانی تکرار بکنید.این عمل علاوه بر به ذهن سپاری مطالب شما ،باعث مطمئن شدن از تصمیمات و عدم سوء برداشت از نتایج و صحبت های شما نیز خواهد شد.
متن شروع سخنرانی در جلسات اداری
برای اینکه بتوانید یک شروع جذاب داشته باشد،میتوانید از یکی از موارد زیر استفاده نمایید:
شروع کردن با شعر
برای شروع کردن با شعر بهتر است شعری را انتخاب نمایید که با صحبت های پیش رو شما و یا محیط جلسه رابطه داشته باشد تا تاثیر کذاری بهتری داشته باشد.نمونه ای از اشعاری که میتوانید برای شروع صحبتتان استفاده نمایید را میتوانید در ادامه مشاهده کنید:
به نام آنکه هستی نام ازو یافت | فلک جنبش، زمین آرام ازو یافت
به نام آنکه جان را فکرت آموخت | چراغ دل به نور جان برافروخت
به نام آنکه در ما گفتن آموخت | به انسان در معنی سفتن آموخت
به نامِ خداوندّ شعر و غزل | کلامش نشیند به دل تا ازل
به نام آن که تن را نور جان داد | خرد را سوی دانایی عنان داد
اگر میخواهید بسته جامعی از جملات زیبا برای شروع سخنرانی را ببینید ،میتوانید مقاله جملات شروع سخنرانی را مطالعه نمایید.
مطرح کردن سوال
شروع کردن با یک سوال جنجالی و یا غیرمنتظره میتواند از همان ابتدا تمامی توجه ها را به شما جلب کنید.اگر میخواهید سوالی را برای ابتدای کلامتان استفاده نمایید،سعی کنید سوالی باشد که مرتبط با سخنان آینده شما باشد و طوری باشد که در بین کلام هایتان به آن جواب بدهید.
بیان یک داستان
شروع کردن سخنرانی با یک داستان جذاب از خودتان یا دیگران که بتواند پیوند عمیقی با مخاطب برقرار کند، در جذابیت و گیرایی صحبت شما تاثیر گذار میباشد.
متن پایان سخنرانی در جلسات اداری
پایان سخنرانی نیز مانند شروع سخنرانی،از مهم ترین بخش های یک سخنرانی است.تمام کردن صحبت با یک جمع بندی خوب میتواند مناسب باشد.همچنین شما میتوانید صحبت هایتان را با یک شعر . یا تشکر از مخاطبین نیز به پایان برسانید.
فن بیان در جلسه مصاحبه استخدامی
مصاحبه استخدامی از آن دسته جلساتی است که داشتن فن بیان متاسب از اصلی ترین عوامل مؤثر در موفقیت در آن است.اگر شما قصد شرکت در یک مصاحبه استخدامی را دارید باید بدانید که چگونه به سوالات جواب بدهید و این که چه سوالاتی را باید بپرسید و همچنین باید طوری سخن بگویید که اولویت های شرکت را اولویت های خودتان دانسته شود و مصاحبه کنندگان بدانند که با استخدام شما،پیشرفت و موفقیت بیشتری نصیب کار و شرکتشان خواهد شد.جهت آشنایی با تکنیک هایی که شما را در یک مصاحبه شغلی کمک میکند،حتما مقاله فن بیان در مصاحبه استخدامی را مطالعه نمایید.
بهترین روش تقویت فن بیان
برای اینکه سخنرانی و فن بیان قوی و تاثیرگذاری داشته باشید،باید با تکنیک ها و اصول فن بیان و سخنوری آشنا باشد.مجموعه عالی آموز دوره ای را طراحی کرده که با آن میتوانید کلیه این اصول و روش ها را یاد بگیرید و با تمرین هایی که به شما داده میشود روز به روز پیشرفت خود را مشاهده نمایید.اگر میخواهید به صورت حضوری در این کلاس ها شرکت کنید روی دوره فن بیان کرمان کلیک کنید و اگر میخواهید به صورت غیر حضروری و با پشتیبان این مهارت ها را یاد بگیرید، میتوانید برای اطلاعات بیشتر روی دوره غیر حضوری فن بیان کلیک کنید.
دیدگاهتان را بنویسید